Controles internos requerem mobilização
Avaliações e ajustes constantes são fundamentais para minimizar riscos

Criar controles internos eficazes e testá- los periodicamente para minimizar riscos não é tarefa simples e, muitas vezes, requer profunda mudança na organização.

Essas codificações exigem a revisão de processos, de avaliação de controles atuais
e ajustes na maioria dos procedimentos no nível operacional. Na fase inicial de adequação, um esforço extra consegue mobilizar a equipe para a implantação das ações
requeridas para a auditoria de compliance.

Mesmo durante essa etapa, já existe uma tendência dos colaboradores de pensar que boa parte das ações é burocrática e inútil. Eles acreditam que já existem controles adequados e que funcionam bem. Mas a pior parte é mesmo depois de finalizado o processo de compliance.

A tranqüilidade inicial pós-auditoria, gerada pelo sentimento de dever cumprido, leva a um relaxamento com a continuidade das ações. E nada pode ser mais enganoso. Primeiro porque as corporações necessitam de mudanças e ajustes constantes. Assim, novos sistemas são implantados, pessoas mudam de função, a estrutura corporativa sofre constantes ajustes. Desta forma, a soma de pequenas alterações modifica os processos e a maneira como as pessoas trabalham.

E exatamente porque as grandes transformações ocorrem à conta-gotas, mas de forma constante e consistente, não se avalia os riscos ou o impacto sobre os controles. Além disso, novos colaboradores são incorporados nas rotinas e, por não terem passado pelo período estressante da fase de adequação, não sabem da importância da manutenção rigorosa dos controles. Soma-se a este fato a dificuldade da equipe interna manter a constância e a freqüência dos testes dos controles, muitas vezes registradas em extensas planilhas sem qualquer gerenciamento.

Assim novas vulnerabilidades são criadas, e, como ocorre com as mudanças, elas vão se somando e criando novos riscos fora do alcance dos controles utilizados. Mas como superar essas dificuldades em um ambiente que requer controle e, ao mesmo tempo, flexibilidade para responder às transformações exigidas pelo mercado a um custo razoável? O sucesso na continuidade do processo depende de se manter na empresa um grupo muito dedicado, com pessoas que tenham como meta a continuidade da avaliação dos riscos e dos processos em constante alteração. E a tranqüilidade para os executivos da empresa depende fundamentalmente dessa vigilância.

O apoio de um software de gestão dos controles internos pode ajudar muito nesta etapa. Fica fácil verificar que controles estão sendo freqüentemente testados ou que processos estão sem análise. Assim, podese ter um termômetro que alerta sobre áreas ou processos que estão com a vigilância menos rígida. De fato, a automação de um processo não é remédio para todos os males, mas a disponibilidade de informações confiáveis pode transformar rapidamente a realidade da gestão dos controles internos.

O desafio cotidiano de acompanhar as mudanças sem a perda do controle se torna radicalmente mais simples. Somente assim pode-se manter a continuidade do esforço exigido por ocasião das primeiras auditorias de compliance.

Helenir Queiroz, diretoraexecutiva da Acttive Software