São Paulo, junho de 2004
A Acesita (http://www.acesita.com.br), fabricante de aços especiais de Minas Gerais ligada ao grupo Arcelor(maior conglomerado produtor de aço no mundo), é o caso de uma empresa que soube utilizar a tecnologia da informação para reduzir custos e incrementar a produtividade nos seus processos internos.


Envolta em um cotidiano administrativo bastante complexo depois de ter sido certificada conforme as normas ISO 9002, a empresa decidiu adquirir o docNIX:2000, software da Acttive (www.acttive.com.br) destinado a apoiar corporações em seus sistemas de gestão pela qualidade. O software também foi adotado, posteriormente, para gestão do ISO 14001.

Segundo Ormi Silveira, Coordenadora do Sistema de Garantia da Qualidade da Acesita, "as principais dificuldades enfrentadas pela Acesita antes da implementação do software da Acttive eram, principalmente, referentes ao grande volume de papel, o controle, a obsolescência e a atualização de documentos para fins de auditorias internas e externas, bem como a agilidade no fluxo de aprovação, que com o uso do docNIX:2000 caiu de cerca de uma semana para uma média de um a dois dias.

O sistema adotado no prazo de dois anos pela Acesita, que atualmente é utilizado por aproximadamente 2,5 mil colaboradores da empresa em São Paulo e Belo Horizonte, trouxe ainda outros benefícios, entre eles a redução em 90% das não-conformidades da documentação, a integração da ISO 9002 e da ISO 14001 em um mesmo ambiente, uma maior facilidade dos gestores em adequar os procedimentos das normas à realidade operacional e uma maior facilidade de comunicação, que permitiu um melhor acompanhamento das auditorias.

Para atender às normas ISO, decidimos implementar um software que permitisse visualizar os procedimentos vigentes, facilitasse a aprovação eletronicamente e reduzisse o excessivo controle de cópias de procedimentos corporativos, explica Ormi Silveira.
Com isso, integramos todas as áreas da empresa nesta mesma plataforma e conquistamos diversas vantagens, entre elas sensível redução de documentos obsoletos e da utilização de papel, disponibilização dos documentos via Intranet e facilidade de aprovação destes documentos. Os sistemas da Acttive são simples, de fácil utilização e bastante amigáveis, acrescenta Ormi.

Recertificação impôs desafios

A Acttive S/A ajudou várias empresas certificadas no processo de migração e para a ISO 9001:2000, o que mostrou em inúmeros casos que o docNIX foi uma ferramenta ainda mais indispensável para ajudar os gestores a organizar os processos e torná-los mais ágeis.
O desafio da migração foi muito grande e o papel desempenhado pela Acttive foi o de atuar, rapidamente, atualizando nossa tecnologia e prestando consultoria, para ajudar os clientes em seu processo de planejamento.
A tecnologia da informação, sem dúvida, desempenhou um fator essencial para permitir que este processo fosse feito de modo o mais tranqüilo possível em nossos clientes, diz Helenir Queiroz, diretora Executiva da Acttive.

De acordo com Ormi Silveira, o docNIX permitiu uma boa oportunidade de melhoria contínua na forma de controle de documentos e dados dentro da empresa. A Acesita começou com um sistema de controle de documentos baseado em rede, e com uma forte cultura de mainframe, então, em 1997, optou pelo docNIX e migrou, inicialmente, para um servidor Lotus Notes & Domino com 50 estações, vindo depois a ampliá-las para toda a empresa, com mais de dois mil usuários diretos.
A empresa recentemente renovou o contrato com o docNIX por mais dois anos, garantindo assim manutenção evolutiva (upgrade) do software, até 2007, com adequações necessárias às alterações que a Norma exigir, diz.

O docNIX:2000 auxilia empresas certificadas nas normas da família ISO 9000, ISO 14000 ou QS 9000 - como a Acesita na gestão do sistema de qualidade, principalmente no que diz respeito ao controle de documentos e dados, com a vantagem de rodar em Intranets e Extranets.
Através do sistema, os usuários podem controlar o fluxo de criação e aprovação de documentos, gerência de não-conformidades com as normas de qualidade, organização de banco de talentos, bem como têm maior facilidade no planejamento, execução e elaboração do relatório das auditorias do sistema de garantia de qualidade e no registro das pesquisas de satisfação do cliente no pós-venda.

Com a implementação destes softwares as empresas ganham uma sensível melhoria na gestão de seus processos internos e das informações, o que permite conquistar melhores índices de produtividade e de aproveitamento dos benefícios das normas de qualidade adotadas a partir da conquista da certificação.
Assim, o investimento nos sistemas de qualidade é otimizado e as empresas podem tirar o melhor proveito possível das padronizações impostas pelas normatizações, conclui Helenir Queiroz, Diretora Executiva da Acttive.