Case SENAI - Departamento Nacional

Sua missão é: "contribuir para o fortalecimento da indústria e o desenvolvimento pleno e sustentável do país, promovendo a educação para o trabalho e a cidadania, a assistência técnica e tecnológica, a produção e disseminação de informação e a adequação, geração e difusão de tecnologia".

O Senai - Departamento Nacional é usuário do docNIX desde abril de 2001 e vem buscando, através de uma abordagem séria e uma administração responsável, a renovação em seus padrões e uma nova forma de enxergar qualidade em seus serviços. Com o processo de unificação das casas do Sistema CNI, todas as demais entidades do Sistema CNI, no âmbito dos Departamentos Nacionais, passaram também a ser beneficiários do docNIX Web versão 5.2.

O Problema que foi Solucionado com o docNIX

O SENAI/DN, empresa certificada através da Norma ISO 9001, tinha no início do projeto do docNIX, aproximadamente 400 documentos, compondo a lista de documentos da ISO, com uma média de quatro páginas que eram distribuídos duas vezes ao ano. Essa tarefa consumia em torno de dois dias para ser operacionalizada tendo toda esta documentação, uma vez que o trabalho que eles tinham era de preparar cópias controladas e carimbá-las.

Durante uma auditoria, os quesitos ?Documentos? e ?Registros? são sempre muito trabalhosos para o auditado e não poderia ser diferente para o SENAI/DN. Todo o processo depende da integração do colaborador e este, apesar de muitas vezes estar bem intencionado, acaba cometendo erros que prejudicam o resultado do trabalho.

Outra grande barreira nos processos de qualidade do SENAI/DN era a maneira como a informação era distribuída, em forma de "silo", onde não havia disseminação da informação e cada área se responsabilizava apenas por aquilo que era parte do seu dia-a-dia, dificultando a compreensão sistêmica do negócio por parte dos colaboradores.

Com todas estas dificuldades e barreiras impostas pela sistemática ISO 9000, o sistema de gestão pela qualidade do SENAI/DN começou a ser visto pelos outros colaboradores como um centro de burocratização e cobrança e não como um centro de excelência e melhoria.

A SOLUÇÃO

O docNIX foi implantado no SENAI/DN em abril de 2001 inicialmente com 01 servidor de docNIX, 10 licenças de edição e 14 licenças de consulta, todos em sua versão 3.7 e depois expandido para o volume atual de 114 usuários na versão 4.1 ).
A implantação foi rápida, porque levou apenas apenas 03 (três) dias e, após os treinamentos, a ferramenta já passou a receber as informações do Sistema de Gestão pela Qualidade (SGQ).

Inicialmente uma turma de 10 pessoas foi treinada e eles se tornaram multiplicadores do conhecimento do docNIX dentro da empresa.

Em apenas dois meses a ferramenta já estava plenamente difundida entre os colaboradores e já contava com uso intensivo no SENAI/DN, recebendo avaliações positivas nos pós-vendas realizados.

BENEFÍCIOS OBTIDOS

Com o docNIX implantado e funcionando normalmente, o SENAI/DN conseguiu resultados que foram além de suas expectativas. Com 95 % de toda sua documentação em meio eletrônico, o SENAI/DN passou a contar com "Zero" de Não-Conformidade nos quesitos "Documentos" e "Registros" e, também, deixou de lado aquele trabalho de copiar e carimbar que tomava muito tempo. Tendo em vista apenas estas facilidades, o SENAI/DN já se considerava satisfeito com os benefícios obtidos com o docNIX, mas o software foi além" - acentua Rodrigues.

Com a implantação do docNIX, o fluxo de gestão dos documentos foi agilizado, dando transparência e flexibilidade na comunicação, no acesso e na recuperação das informações do SGQ do Senai/DN.O docNIX surpreendeu porque, indo além daquilo a que se propunha pois foi utilizado como uma ferramenta de gestão dos diversos conhecimentos e competências da Organização, e não somente da Qualidade.

Como resultados indiretos obtidos através do docNIX podem ser citados: o aumento da importância do trabalho em equipe, a valorização de resultados, a transparência nas ações e atitudes, bem como o aumento da credibilidade ao programa "Em busca da Excelência" - conjunto de ações que permitirão o SENAI/DN candidatar-se, em breve, ao Prêmio Nacional da Qualidade - entre outros, uma vez que o SGQ passa a ser percebido por todos na organização de uma forma simples e que agrega valor tanto à empresa quanto aos colaboradores.

"O docNIX rompeu uma barreira importante quanto a eficácia de um sistema de gestão: as ilhas organizacionais", afirma Ricardo Rodrigues, coordenador da Qualidade A partir de sua implantação, documentos até então considerados de domínio restrito de uma área de atuação ganham novas dimensões e exigências dos clientes (internos e externos), que passam a identificar atributos de qualidade associados ao produto, conclui Rodrigues.

Dessa forma, o Senai/Departamento Nacional, constata com grande satisfação, a melhoria do desempenho do SGQ a partir da implantação do docNIX, ressaltando que mais que uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos, o docNIX é considerado pelo SENAI/DN como uma ferramenta de gestão do conhecimento.

Ricardo Rodrigues
Gerente da Qualidade
SENAI - Departamento Nacional

http://www.dn.senai.br/br/home/index.aspx