Sercomtel obtém ganhos de produtividade com docNIX

A Sercomtel S/A iniciou o primeiro trimestre de 2003 com um desafio considerável. Contando com um sistema que não contemplava os requisitos para a Certificação ISO 9001:2000 e vendo o prazo de validade da certificação ISO 9001 - edição 94 chegando ao final, a empresa precisava buscar um parceiro capaz de ajudar a cumprir o prazo requerido e, ainda melhorar a produtividade e agilidade no fluxo das informações.

O coordenador de suporte técnico da empresa, Roberto Y. Nishimura comenta que era alta a expectativa: "esperava-se do parceiro soluções de qualidade, alta tecnologia, preços atraentes e muita sintonia com as necessidades da Sercomtel", resume. Para o coordenador da Qualidade, Rinaldo José Barbosa Lima, a ferramenta precisava ser totalmente interativa, amigável e que trouxesse agilidade aos processos.

A partir de maio de 2003, teve início a parceria com a Acttive Software, que implantou o docNIX em todas as áreas da empresa. A gestão do sistema é controlada pela PGE - Gestão Empresarial que fez todo o processo de validação do software, antes da sua aquisição.

Segundo Nishimura, o ponto mais crítico da empresa dizia respeito ao sistema antigo, que era desenvolvido em uma linguagem não mais suportada pela empresa que o produziu. "Precisávamos migrar para uma solução mais atualizada tecnologicamente", explica.

Com a implantação do docNIX, todas as expectativas da empresa foram atendidas, afirmam Nishimura e Lima, que ainda destacam a total integração com o ambiente de correio eletrônico e o sistema de "workflow" automático que ajuda no controle dos prazos. "Sabemos que isto é um diferencial importante no controle de documentos e de ocorrências", diz Rinaldo.

O coordenador diz que os resultados internos podem ser medidos através da utilização do software e os externos pela própria Certificação ISO 9001:2000, uma vez que os auditores externos não encontraram nenhuma documentação irregular.

A redução de papéis e também a segurança foram aprovados pela Sercomtel. O coordenador avalia que ficou muito mais fácil localizar qualquer documento, e que os mecanismos de controle de usuário e acessos, atendem plenamente aos anseios da empresa.

A adaptação dos funcionários ao docNIX foi bastante tranqüila, comenta Nishimura. "A adaptação ao sistema foi muito rápida". O treinamento promovido pela Acttive foi realizado junto aos monitores de qualidade e auditores internos. "Pelos comentários dos usuários, o conhecimento dos instrutores sobre ISO, requesitos da qualidade e o tratamento de não conformidades foram fundamentais para o sucesso do treinamento".

Mas o mais relevante em todo o processo foi o ganho de produtividade, reduzindo atividades que antes consumiam tempo, e dando muito mais controle ao Sistema de Gestão da Qualidade da Sercomtel. "Resumindo, mudamos da água para o vinho", garante o coordenador da Qualidade.

Para o futuro, a Sercomtel pretende migrar o sistema para a versão totalmente Web, de forma a facilitar ainda mais as aprovações de documentos.

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